Информация о производственных затратах как основа для принятия управленческих решений в строительных организациях
27.06.2001
Реформа управления требует соответствующей перестройки экономической работы во всех отраслях хозяйствования. Одна из целей намеченных преобразований — выработка надежно действующего механизма, позволяющего оперативно и полно предоставлять сведения о производственных затратах для формирования информационной базы, необходимой на различных уровнях управления строительной организации для принятия решений.
Важное значение здесь имеет внедрение современных методов и средств управления производством, совершенствование бухгалтерского учета, повышение его контрольных функций и роли в улучшении экономических показателей деятельности строительных предприятий, выявлении и использовании внутрихозяйственных резервов, обеспечение сохранности собственности.
Бухгалтерский учет не только отражает хозяйственные процессы, но и непосредственно влияет на их ход. Учет должен реально стать частью управленческого процесса, обеспечивая его реализацию и контроль за ходом исполнения. При этом задачами бухгалтерского учета, наряду с традиционными, становятся экономное ведение хозяйства, анализ хозяйственных ситуаций, поиск оптимальных решений по повышению эффективности строительного производства, снижению затрат на производство строительно-монтажных работ и увеличению прибыли и дохода и т. д. В связи с этим требуется кардинальное совершенствование методологии и организации учета.
Большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки обработки, высокие требования к точности и достоверности предопределяют необходимость разработки специальных таблиц в работе бухгалтерии, позволяющих обеспечивать учетной информацией о затратах на производство всех заинтересованных лиц.
Совершенствование информационной базы, необходимой для принятия управленческих решений в строительной организации, должно осуществляться по следующим направлениям:
органичное сочетание учета с анализом и выход его непосредственно на управление строительным производством — для этого требуется устранить автономии информационной базы учета и предоставить возможность ее использования для анализа и принятия управленческих решений;
повышение активной роли учета в развитии самостоятельности пред приятий, с разработкой для этого многоступенчатой системы учета, ориентированной на низовые уровни управления (мастер, прораб, начальник смены и т. д.);
формирование учета как гибкой динамической системы, выступающей связующим звеном между объектом и субъектом управления, объективно отражающей хозяйственные процессы и явления;
создание единой информационной базы данных и методологического обес-, печения учетного процесса;
наполнение информационной базы системы учета фактическими данными, отражающими хозяйственные процессы;
построение системы обработки учетно-отчетной информации с учетом особенностей различных типов и структур строительных организаций.
Для реализации данных направлений в строительстве необходимо переходить на принципиально новую систему учета и взаиморасчетов строительной организации. Эта система должна:
во-первых, основываться на единых для планирования, проектирования, комплектации, учета и управления строительным производством планово-учетных единицах — технологический комплекс работ, технологический этап работ;
во-вторых, использовать позаказный метод учета затрат на производство строительно-монтажных работ;
в-третъих, обеспечивать непрерывность учета и анализа экономической деятельности строительной организации на основе объединения в единую систему разноуровневых локальных систем (первичного учета; текущего учета в анализа деятельности структурного подразделения; сводного учета и отчетности).
Достоверная учетная и аналитическая информация, формируемая в единой информационной системе, будет
служить основой для выработки и принятия управленческих решений на всех уровнях и во всех звеньях иерархической структуры управления строительным производством, т. е. будет отвечать главным требованиям, предъявляемым к бухгалтерскому учету в условиях рыночной экономики. Учет должен обеспечивать получение информации, необходимой для подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений по устранению сбоев и диспропорций в производственном процессе, ликвидации потерь в производстве или нерационального использования материальных, топливно-энергетических, трудовых ресурсов, а также по оценке вклада коллектива каждого подразделения в достигнутые результаты, работы предприятия.
Система учета, применяемого в конкретной строительной организации, зависит от ряда параметров — уровня хозяйственного управления, специализации строительной организации, вида деятельности, применяемых форм хозяйствования, технического и методологического обеспечения. Технология учета в рамках информационной системы позволяет учитывать конкретные условия данной организации, создавать гибкие локальные системы, объединяемые в единую систему для строительной организации любого уровня управления.
Место и роль бухгалтерского учета в системе управления, определяемые функциями бухгалтерского учета,
обусловливают методологические основы построения информационной системы.
Среди общих функций процесса управления (планирование, прогнозирование, контроль и учет, анализ, организация, координация,стимулирование) учет занимает одно из ведущих мест. Ни одна общая функция управления не может быть реализована без учетных данных.
В условиях перехода к рыночной экономике одним из направлений развития учета является дальнейшее совершенствование функций бухгалтерского учета в системе внутрипроизводственного управления; контрольной, информационной, охраны собственности, обратной связи, хозрасчетной, аналитической.
Представляется, что базовой является информационная функция, поскольку осуществление всех прочих функций возможно лишь на основе информации, формируемой в системе учета. Вместе с тем в производственном процессе функции учета реализуются в комплексе, происходит их интеграция, в результате которой процесс учета представляется в виде учетно-информационных, учетно-контрольных и учетно-аналитических операций и процедур. При этом продуктами учетного процесса становятся фактическая учетно-экономическая информация, учетные и управленческие решения. На основании первичных данных с помощью информационной, экономической и бухгалтерской обработки процесс управления обеспечивается необходимой учетной информацией о состоянии объектов управления и результатах хозяйственной деятельности в целом по строительной организации.
Кроме того, функцию учета необходимо рассматривать не как отдельную часть, оторванную от общего процесса управления строительным производством, а как часть общего информационно-экономического обеспечения управленческого процесса.
Таким образом, главное функциональное назначение таблиц заключается в интеграции функций учета с другими функциями управления на всех уровнях и звеньях структурного подразделения строительной организации и предполагает:
сбор и получение первичных данных и первоначальное обобщение;
выдача выходной информации всем звеньям и уровням структуры управления строительным производством с обеспечением потребности в информации на этих уровнях функций планирования, контроля, анализа, регулирования, стимулирования и др.;
выработка предложений и вариантов управленческих решений на всех уровнях управления;
контроль за реализацией управленческих решений. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственную деятельность строительной организации, и
основой последующей обработки исходной информации, процесса управления. Затраты на первичный учет предприятия составляют около половины общих затрат времени на обработку информации. Поэтому первичный учет занимает особое место в системе народнохозяйственного учета и тесно связан с каждым из видов учета — бухгалтерским, оперативным, статистическим — обеспечивая их необходимой информацией. Кроме того, его информация используется для анализа, составления отчетности, контроля и принятия оперативных управленческих решений.
Первичный учет отражает особенности системы управления и обеспечивает обратную связь с управляемой системой. И от того, насколько рационально он организован, зависит эффективность всей системы обеспечения управленческого персонала необходимой информацией о затратах на производство продукции. Причем построение первичного учета определяется спецификой организации производства, труда, технологических процессов, управления.
В рамках текущего учета ведется учет по объектам учета и центрам ответственности. При этом наиболее рационально объединять задачи по участкам учета по предметному признаку в рамках структурных подразделений: учет основных средств, учет производственных запасов, учет фонда оплаты труда, учет затрат на производство, учет готовой продукции и реализации, учет денежных средств, учет расчетов, учет фондов, резервов, сводный учет и отчетность структурного подразделения.
Итоговый (сводный) учет организуется на верхнем уровне управления строительной организацией (трест, объединение) и представляет собой обобщение текущей информации и формирование отчетности о хозяйственной деятельности строительной организации и ее структурных подразделений на основании данных оперативного и текущего бухгалтерского учета.
Строительство является одной из наиболее материалоемких отраслей народного хозяйства. Большой удельный вес материальных затрат в производственных расходах обусловливает необходимость систематизации потоков управленческой информации строительной организации.
Минимизация материальных затрат является важнейшим резервом снижения себестоимости строительной продукции и повышения конкурентоспособности строительной организации. Поэтому важно правильно формировать информационные потоки, касающиеся учета материальных ресурсов, на основе данных бухгалтерского учета. Для успешного решения этой задачи необходимо пользоваться специальными машинограммами, разработанными с учетом особенностей и специфики строительной отрасли.
Таблицы должны быть ориентированы на менеджеров строительной организации и обеспечивать необходимой учетной информацией различные уровни строительной организации (мастер, прораб, начальник участка и т. д.). Они должны отражать основные направления движения материальных ресурсов: учет заготовления материалов, учет движения и использования в производстве материальных ресурсов, а также все отклонения от запланированного показателя.
Важную роль в системе мер, направленных на снижение себестоимости продукции строительных организаций, играет рационально организованный учет оплаты труда и отчислений, связанных с ними. Перед учетным персоналом организации стоят две главные задачи: правильно и своевременно отражать операции и обеспечивать достоверность данных о начислении заработной платы и отчислений, связанных с ней; обеспечивать менеджмент необходимой для принятия управленческих решений информацией. Именно поэтому нужно использовать таблицы, систематизирующие получение информации, касающейся учета оплаты труда разными пользователями в
строительной организации. В них должны быть определены все наиболее важные показатели, касающиеся данного участка учета, и пользователи, которым необходимо информационное обеспечение для принятия управленческих решений.
Данные рекомендации должны осуществляться на основе широкого применения программных средств, так как это связано с большими объемами информации, многочисленными их группировками, жесткими сроками обработки, высокими требованиями к ее достоверности.
